5 Tools und wie mein Tag beginnt

Sony Recorder

5 Tools und wie mein Tag beginnt: In diesem Blog werde ich Dominik, euch 5 Tools aus meinem Arbeitsalltag vorstellen, auf diese ich nicht verzichten kann und möchte – 5 Tools und wie mein Tag beginnt. Ebenso gibt es einen kleinen Einblick darauf, wie mein Tag startet. 5 Tools und wie mein Tag beginnt, ist ja durchaus schon ein klingender Titel für den folgenden Text. Deshalb werde ich mich nicht mehr zu lange mit einer Erklärung aufhalten. Viel Spaß bei dem folgenden Blog: 5 Tools und wie mein Tag beginnt!

Montag bis Freitag beginne ich meinen Tag um 05:00 Uhr. Der Wecker holt mich sanft aus dem Bett. „Warum zur Hölle steht der Typ, so früh auf“, werdet ihr euch jetzt denken. Kann ich verstehen, dass selbe denke ich mir auch jeden Tag. Aber ist auch ganz einfach erklärt. 

Die Erklärung ist gerade mal 9 Monate alt und möchte morgens ihr Fläschchen. Meine Frau hat die Nachtschicht über und ich bin zwischen 05:00 Uhr und 08:00 Uhr an der Reihe. Daher stehe ich früh auf, um in Ruhe zu meinem Kaffee zu kommen und die Zeitung online zu lesen.

Ab 06:20 Uhr bereite ich mich im Bad dann soweit für den Tag vor um gegen 07:30 Uhr per Auto oder Vespa meinen Weg nach Hörsching anzutreten.

Dort geht es dann auch gleich mal mit dem ersten unverzichtbaren Tool los

Mail-Programm

Ich benutze hierfür das von Apple eigene Mail-Programm, Apple Mail. Klar, es gibt andere, vielleicht auch für Business bessere Clients. Für mich ist aber Apple Mail im Moment noch passend. Das hat verschiedene Hintergründe warum es noch passt. Zum einen ist es reine Faulheit, auf ein anderes umzusteigen. Zum anderen schrecke ich davor zurück, ein neues Programm so einzurichten, dass wieder alles passt.

Warum ist Mail für mich so wichtig? Es ist einfach mein absolut wichtigster Channel, um mit unseren Kunden zu kommunizieren. Egal ob es Arbeitsaufträge sind, Angebote oder Erklärungen. Es geht alles via Mail. So kann es schon passieren, dass an manchen Tagen 150 Mails geschrieben und viel mehr noch empfangen werden.

Vorrangig werden in den ersten 1-2 Stunden im Büro alle angefallenen Mails bearbeitet und somit ergibt sich auch ein Teil der Todo Liste für den Tag. Somit kommen wir auch schon zum nächsten für mich unverzichtbaren Tool.

Kalender

Auch hier nutze ich den Kalender von Apple. Nach einem kurzen Ausflug (mobile) zu einem Drittanbieter Tool bin ich nun wieder bei Apple angelangt. Warum? Weil es einfach das homogenste System bietet und auf allen Devices perfekt funktioniert. Klar, man hat ein Thema mit der Kompatibilität zu anderen Systemen (z.B. Windows), aber das lässt sich auch umgehen.

Der Kalender ist bei mir immer wirklich voll, aber er ist auch mein Nachweis dafür, „wann was“ für Kunden gemacht wurde. Wenn man möchte ist es ein Qualitätsmanagement, welches ich für mich selbst führe, aber auch für die Kunden.

Auf meinen Kalender haben bei uns im Büro alle Mitarbeiter Zugriff, so wie ich auf alle Kalender der Mitarbeiter Zugriff habe. Somit ist eine Termin Vereinbarung, wenn wir extern unterwegs sind, schnell für alle erledigt ohne dass man lange die Kollegen durchtelefonieren muss.

Billomat

Billomat ist das erste Tool, welches nur Online zur Verfügung steht. Es handelt sich hier um unsere Buchhaltungssoftware.

Unsere Kunden sind alle hier im System erfasst und bekommen auch direkt aus dem Billomat die Angebote, Rechnungen etc.

Aber auch Briefkorrespondenzen werden zum Teil direkt in dem System erstellt.

Wir können auch die Geschäftsentwicklung hier beobachten und steuern.

Billomat wäre noch viel mächtiger, doch wir nutzen nicht alles. Zum Beispiel könnte man die Bankkonten einbinden und somit erstellt sich ein Automatischer Abgleich der Rechnungen und Zahlungen. Ebenso könnte man dem Steuerberater einen Zugang geben und auch hier Zeit und Geld sparen.

Mit Billomat haben wir es geschafft, dass unsere Angebote und Rechnungen ansehnlich sind und wir nicht mehr, wie zu Anfangszeiten mit Excel, Arbeiten müssen. Außerdem können wir nun aus einem Angebot gleich die Rechnung erstellen. Somit ist dieses Tool ein echter Segen für uns.

Solltest du Billomat nutzen wollen, hier haben wir einen link für dich – du kannst den auch gerne an deine Kunden & Partner weitergeben.

Mach es zu deinem Billomat

Facebook Businessmanager

Geliebt – Gehasst.

Das wäre schon mal die kurz Beschreibung für den Businessmanager.

Ich liebe ihn. Denn damit wird Facebook/Instagram und das Verwalten aller damit verbundenen Seiten und Werbungen zur Übersichtlichen Sache.

Mit wenigen Klicks ist es möglich, Partner in den eigenen Manager zu holen und dort Rechte zu vergeben. Genauso ist es mit den Mitarbeitern, die bekommen nun die Rechte zugewiesen, welche benötigt werden.

Im Businessmanager findet man auch Anwendungsbereiche wie: Katalogmanager, Werbeanzeigenmanager, Creator Studio, Commerce Manager, Events Manager, Bilder & Videos, und so weiter.

Aber man findet dort auch sehr einfach die Rechnungen, für die jeweiligen Werbekonten und getätigten Zahlungen – sofern man Werbung geschalten hat.

Die Werbung erstellen, auch das passiert im Businessmanager, genauer gesagt im Werbeanzeigenmanager und hier sollte man eine Übersicht für die verschiedenen Kunden bzw. Seiten haben, die auf das jeweilige Pixel zugreifen, die dem Konto zugeordnet wurden.

Das hat den Vorteil, dass man später die Rechnungen auch direkt schon mit der korrekten Adresse ausgewiesen bekommt.

Das ist jetzt ein kurzer „Quick and Dirty“ Überblick, da es, um ins Detail zu gehen einen eigenen Blogbeitrag benötigen würde.

Du hast Fragen zu dem „Universum“ Facebook Businessmanager, dann melde dich gleich direkt bei mir. Meine Mailadresse lautet dominik@nwkt.at .

Die erste Beratung ist kostenlos. Aber man kann diese Beratungsleistung, sollte diese größer werden auch mittels einer Förderung decken.

Swat.io

Ergänzend zu den Thema Facebook Businessmanager nutzen wir im Bereich Content und Content-Planung ein weiteres Online Tool.

Swat.io – Seit nun mehr 2016 sind wir Kunde des Wiener Unternehmen und mehr als glücklich über diese Entscheidung.

Wir planen für unsere Kunden alle Beiträge auf den diversen Channels vor und diese werden zum vorgegebenen Zeitpunkt veröffentlicht.

Das ist jetzt nichts Besonderes, ja das stimmt. Das kann schnell mal ein Tool.

Der Vorteil hier liegt im System selbst. Denn wir können unsere Ansprechpartner der jeweiligen Kunden hinterlegen und diesen die Postings vorab zuweisen zur Kontrolle. Durch das interne Qualitätsmanagement werden beim jeweiligen Ticket auch Kommentare hinzugefügt. Somit können unser Team und der Kunde schon vor dem Go life diverse Änderungen und Fehler besprechen.

Sehr hilfreich ist das System bei einem eventuellen Shit Storm. Für jede schriftliche Antwort bekommen wir ein Mail mit einer Ticket-Nummer und können diese bearbeiten.

Bonus Tool

Franz

Der Franz ist unser ständiger Begleiter am Desktop. Franz ist einfach eine Bündelung von allen möglichen Chat Channels welche es derzeit am Markt gibt.

Das Beste wird sein, ihr macht euch selbst ein Bild von diesem super Tool und das Gute ist das Ganze gibt es für „Lau“.

Solltest du nun Fragen haben zu dem einen oder anderen oben genannten Tipp, dann freuen wir uns über eine Kontaktaufnahme mit uns.